顾君良

随着社会的发展，信息技术越来越广泛地应用到了各个领域，加速了各行各业的可持续发展。目前，随着职工群体日益壮大，工会工作中产生的档案也越来越多。因此，如何找到科学有效的管理途径使档案的信息化管理与时俱进，这对促进工会工作的全面发展将会起到十分重要的作用。

一、工会档案信息化管理工作的重要意义

工会档案是在工会各项工作开展的过程中自然形成的，是对工会工作的真实记录，是工会组织履职作用发挥的真实记载，更是工运事业发展的历史凭证。

随着“数字化社会”“数字化城市”时代的来临，档案信息化建设也步入了快速通道。管理微机化、馆藏数字化、信息共享化，已成为当今档案工作发展的趋势。要想实现档案信息网络化，首先要进行档案信息数字化。把传统的以纸张、照片、录音、录像等存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、图像处理、存储等手段转换成电子文档、图片、声音、网络传输等现代化格式的档案资源。其次，通过互联网、局域网等计算机网络技术，搭建一个工会工作的信息服务平台，供公众进行档案信息查询和资源共享。通过对档案的翻阅和学习，可以清晰地了解工运事业的发展足迹，把握不同时期取得的成绩和存在的不足，为今后工作的开展提供有价值的指导和借鉴。所以加强档案的信息化管理，将会对工会工作起到更好的促进作用。

二、目前工会档案信息化管理存在的问题

（一）对档案信息化管理的重要性认识不足

很多工会组织对档案的重要性认识不足，不能将档案管理纳入正常的工作日程，对归档要求、材料的收集、整理等业务不太了解，档案收集意识淡薄，往往只是将材料放人档案盒，分不清什么是台帐，什么是档案。对于档案工作这一方面投入的人力、物力和财力也很少，电脑软件和硬件的配备都达不到信息化的要求，很多单位还停留在人工作业的初始阶段，严重制约了档案的查阅和利用，信息化管理的建设就相差更远了，很大程度上妨碍了工作效率的提高。

（二）档案信息化管理人员和物质配备不足

由于机构精简撤并等多种原因，基层单位工会专职工作人员严重缺乏，从事工会档案管理的人员就更加捉襟见肘了，更不会配备专门的档案管理人员、专用电脑和用房，大部分人员在没有受过培训的情况下就进行档案管理工作，缺乏专业知识，计算机运用能力不强，在归纳和整理方面都不够完善和熟练，对于归档时错收漏收的现象时有发生，导致收集到的档案不完整，文件材料流失。严重影响了档案管理水平。

（三）档案信息化管理不规范

由于对档案的管理工作不够重视，信息化管理工作没有规范的制度做指引和制约，使得档案信息的管理和收集都没有统一的要求，收集整理时不严格、不主动，导致文件材料收集不齐全，在事后查询过程中，无法找到；文件目录拟写不规范，有二级目录的，登记不完全或漏登，导致在档案数字化中分类混乱，带来了很多后续问题。这些都对今后的查档和利用方面造成了很大影响，阻碍了工会工作的发展和进步。

三、加强工会档案信息化管理的有效途径

（一）加强对工会档案信息化管理工作重要性的认识

无论是工会领导还是普通工会工作者，都要重视档案信息化工作，将其作为日常工作中的重要内容。学习借鉴其他单位先进的管理理念，结合自身的实际情况，建立健全档案信息化管理制度，要把对档案信息化管理人才的培养作为首要抓手，同时增加计算机等物资的配备，也是档案信息化建设的基础。

（二）加强工会档案信息化管理队伍建设

建立一支专业能力强的工会档案信息化管理队伍是提升档案信息化管理工作水平的关键。档案工作人员一定要具备较强的业务能力，把抓档案人员的业务学习培训作为档案信息化基础来抓。一是要定期组织具有丰富经验的专家来开展讲座和培训，提高档案管理人员的专业技术能力；二是要注重引进优秀的专业人才；三是增强工会档案信息化管理人员的意识和责任感；四是要建立合理的奖惩机制，对档案信息化管理人员的工作进行定期考核。

（三）发掘和利用工会档案的价值

随着时间的推移，工会工作中的大量珍贵资料出现了不同程度的破损和缺失，为更好的长久保存已有的关键信息，工会档案的信息化管理势在必行。为此，相关工作人员首先要对原始资料进行整理、分类和汇编，按照统一标准录入到工会的档案数据库中，同时进行数字化管理并建立相应的信息化服务平台。工会在实现档案信息化管理的同时，还要顺应社会发展趋势，建立服务意识和共享意识，实现档案资料的深度开发，广泛收集各级工会的工作资料和信息资源，不断扩充服务内容，实现档案管理从封闭走向开放，体现工会全心全意为职工服务的宗旨。

（四）建立健全档案信息化管理工作制度

各级工会组织要根据信息化的要求，建立健全切合自身实际的工会档案信息化管理制度，使工会档案信息化管理走上制度化、规范化、科学化的轨道。严格按照规范开展工作，配备专人负责档案信息的收集、整理、归档和利用工作，制定各种门类档案的管理标准，形成档案管理标准体系，以适应工运事业发展的需要。

总之，工会档案信息化管理是一项长期的系统工程，各级工会必须高度重视，将先进的信息化技术引进到档案管理工作中来，做好相关工作人员的培训工作，熟练掌握先进科学技术,才能使档案管理工作发挥效益,落到实处,更好地为工会工作的发展建设服务，更好地为经济和社会发展服务。

（作者单位： 南京市总工会）